Die Zeit, die Listen und das Tun

Es ist ein seltsames Ding mit dem Zeitgefühl. Manchmal vergehen mir die Tage langsam, aber die Wochen schnell, dann ist es wieder umgekehrt. Während im bisherigen Jänner die Tage lang und die Wochen kurz waren, wundert mich jetzt, dass immer noch Jänner ist. Aber erstaunlicherweise doch schon 2019. In meinem Innersten bin ich erstaunlich zeitlos, und das ist vermutlich auch der Grund dafür, dass ich eine zuverlässige ToDo-Liste brauche.

Letztens fragte ein Freund, wozu ich denn eine solche App brauche, ob ich denn sonst wirklich vergessen würde, was ich zu tun hätte. Nein, vergessen würde ich es nicht, aber tun würde ich es auch nicht. Die Liste in meinem Kopf ist ziemlich präzise und vollständig, aber – erledigt wird sie nicht. Warum auch immer. Vielleicht nehme ich mein Über-Ich nicht ernst genug.

Noch ein paar Wochen früher zeigte ich meine Liste einer Freundin, die eine ToDo-App empfohlen haben wollte, und sie fragte mich, ob ich denn da bestimmte Einträge nur stehen habe, um auch dann etwas abhaken zu können, wenn ich nicht wirklich viel gemacht hatte – Einträge wie „jeden Samstag: Blumen gießen“, „jeden Montag: Postkastl leeren“. Nein, musste ich antworten. Zwar würde ich beim Blick auf die Blumen vom Schreibtisch aus durchaus einmal denken: „Die Blumen gehören auch wieder einmal gegossen“, aber aufstehen würde ich dafür kaum. Zwar denke ich, wenn ich am Briefkasten vorbeigehe, auch daran hineinzuschauen, aber meist mit dem Zusatz: „Nicht jetzt, ich hab Hände und/oder Kopf voll.“

Also brauche ich eine Liste. Und zwar digital. Das mit dem Bullet-Journal habe ich schon probiert, bevor es einen Namen hatte, und ich kann nur sagen: Nichts ist einfacher, als ein Heft voller lästiger Tasks erst gar nicht aufzumachen. Die digitale Liste sollte daher auch so lästig wie möglich sein. Sie soll mir nicht nur Montag früh erzählen, dass ich in den Postkasten schauen sollte, sie soll mich, im Falle unabgehakter Punkte, auch abends noch mal erinnern: „Hej du faule Sau, du hast heute siebenunddrölfzig Tasks nicht erledigt!!!“ – Letzteres ist nirgends vorgesehen, ich realisiere das mit einem Reminder, der mir abends sagt, dass ich die Tasklist nochmals anschauen soll. Ja, das ist völlig absurd meta.

Durch die Jahre habe ich vorwiegend Toodledo (effektiv, preisgünstig, aber leider potthässlich) und Rememberthemilk (etwas hübscher, aber spartanischer. Gute Evernote-Integration) verwendet. Mein jährliches Abo endet üblicherweise Ende Jänner, was dazu führt, dass ich den halben Jänner alle möglichen Alternativen ausprobiere, um am Ende ja doch nur wieder… (Alle möglichen Alternativen ausprobieren heißt übrigens leider nicht, dass ich mehrere Systeme parallel pflege, sondern dass in der einen App ein paar Einträge drin stehen, in der anderen andere, und in der dritten die Hälfte aus der ersten und ein paar neue. Aber egal, am Tag der Entscheidung wird eh alles gestreamlined.)

Was man so braucht

Am Anfang steht die Anforderungsliste:

  • Android App, Web interface, möglichst auch Windows-App (damit ich sie in den Autostart legen kann, was sicherstellt, dass ich meine Tasks gleich in der Früh sehe.)
  • Projekte (Möglichst farb-codiert), die man aus der Gesamtliste ein- und ausblenden kann
  • Google-Calendar-Sync (nicht um die Tasks im Kalender zu sehen, sondern umgekehrt: Die Termine sollen in der Tasklist aufscheinen, um den Tag realistisch einschätzen zu können) (bei Toodledo und RTM habe ich das mittels Zapier bzw Ifttt realisiert)
  • Wiederkehrende Aufgaben und Unter-Aufgaben
  • Gesamtansicht ALLER Tasks in Reihenfolge des Fälligkeitsdatums (man könnte meinen, das wäre Standard, aber gerade die GTD-Apps verstecken gern alles, was weiter als eine Woche in der Zukunft liegt)
  • optionale Kalenderansicht wäre schön
  • Connectivity
    • Email in Tasks verwandeln
    • Saubere Connects zu Google Drive und Evernote
    • Schön wär eine Möglichkeit, meine erledigten Tasks automatisch in das Tagebuch/Journal einzutragen
  • Sollte halbwegs gut aussehen und in der Hand liegen. Ich mein, wer will sich schon mit einer Tasklist beschäftigen, die er/sie nicht gern angreift oder anschaut?
  • Darf nicht zu teuer sein.

Die Qual der Wahl

Neben den oben genannten auch heuer wieder im Test und verworfen:

  • Google Keep. Gratis und recht praktisch. Projekte könnte man mit Labels und/oder Farben simulieren, die Formatierungsmöglichkeiten erledigen den Rest. Aber wenn man nicht extrem diszipliniert ist, wird es schnell unübersichtlich. Außerdem habe ich da schon ein anderes System für einen anderen Zweck drin.
  • Todoist. Es muss ja was dran sein, wenn das Ding in allen Bestenlisten oben steht? Und erfüllt im Großen und Ganzen meine Anforderungen? – Fühlt sich für mich aber gleichzeitig zu „casual“ und zu „trocken“ an, ohne dass ich genau wüsste, woher das kommt.
  • Weekplan. Nach wie vor eigentlich DAS PERFEKTE DING. Nach wie vor für mich in der (leider nötigen) Ultimate Version zu teuer.
  • Any.do. Kann auch so ungefähr alles was ich brauche, fühlt sich aber irgendwie zu verkastelt an.
  • Notion. In meinem Universum zuerst als Evernote-Ersatz vorgesehen, hat Notion mittlerweile eine andere Rolle eingenommen. Als Dokumenten-Archiv ist es nicht wirklich geeignet, aber es ist grandios in Sachen Projektorganisation und als Schreibwerkzeug. Wäre nur logisch, es auch als ToDo-List zu verwenden – aber die fehlende Google-Calendar- (und Mail- & die nicht ganz logische Drive-) Integration machen das unmöglich. Vielleicht nächstes Jahr?

Hier nicht erwähnt: Die 20-25 anderen, die ich bereits nach Blick auf die Webseite mit „Ah ja, das war ja nix weil…“ verworfen habe.

Ich war also quasi schon durch und hatte mich an den Gedanken gewöhnt, noch ein weiteres Jahr mit dem (potthässlichen aber effektiven) Toodledo zu verbringen, als eine Mail ins Haus trudelte, die irgendeinen change of terms bei moo.do verkündete. Moo.do, ich erinnerte mich dunkel. Auch so ein Taskmanager, den ich irgendwann getestet und für nicht passend befunden hatte. Ich klickte mich durch, eigentlich um den Account zu löschen und die Mail abzubestellen, aber – was ich sah, gefiel mir. Flexibel (keine Fixierung auf ein bestimmtes Produktivitäts-System); beste Kalender-Integration aus der leistbaren Ecke, Super Umsetzung der Darstellung von EN- und Drive-Links. Und ein Interface, das man gerne in der Hand hat. (Ob mir die Mail-Integration gefällt, darüber denke ich noch nach.) Zwar nicht so billig wie toodledo, aber noch im leistbaren Bereich.

Noch 3 Tage, bis ich fürs nächste Jahr entscheiden muss. Ich glaub, ich hab schon.