Email-Betreff
schlecht: “Presseinfo”, “zur sofortigen Veröffentlichung”…
Ich hab, wie vermutlich die meisten Kollegen, ein eigenes Postfach für Medieninformationen. Dort erwarte ich genau das: Presseinfos zur sofortigen Veröffentlichung. Ein solcher Betreff ist eine Null-Information.
besser: “Presseinfo Firma xy
noch besser: “Firma xy – $Neuigkeit
ganz schlecht hingegen: “Der Knüller!”, “Sie werden staunen!”,
D R I N G E N D”…
und alles andere, das gar nichts aussagt. (Alle Beispiele sind einem realen Postfach entnommen.)
Die Angewohnheit, mit Leerzeichen ein “interessantes” Schriftbild erreichen zu wollen, ist offenbar nicht auszurotten – und sehr, sehr kontraproduktiv, weil die Variante jede Suchfunktion unterläuft.

Präsentation
Ich weiß, es macht Spass, mit Schriften zu spielen. Aber trotz mehrerer 100 installierter Schriften in meinem System (ich spiel auch gern) erhalte ich immer noch Word- und sonstige Dokumente, für die eine Schrift fehlt. Immer wieder passiert’s dann, dass Word glaubt,  der Inhalt wäre griechisch, russisch, oder sonstwas, das einem spanisch vorkommt. Also, was spricht gegen die gute alte Helvetica? Arial? etc.? (Tipp am Rande: Wenn’s dennoch unbedingt die extracoole Exotenschrift sein muss, am besten als .pdf mit Schrift eingebettet)

Text
Der erste Absatz ist entscheidend. Haben vermutlich alle PR-Texter schon 1000 Mal gehört; trotzdem krieg ich regelmäßig Texte, die ungefähr so anfangen:
“Das Unternehmen $sowieso verfügt über eine 100-jährige Tradition und ist mit dem bewährten Produkt $Irgendwas nach wie vor Marktführer auf dem Gebiet $wasauchimmer. Tausende Kunden verlassen sich darauf, und diese Kunden werden wir auch weiterhin nicht enttäuschen.”
Nein, eeecht? – Im Ernst: Zuerst die Neuigkeit, bitte. Sollte das Unternehmen $sowieso nicht ganz so bekannt sein, wie ihr uns glauben machen wollt, packt die Hintergundinfo hinten dran (das ist sowieso eine gute Idee. Viele Profis beenden ihre Pressemitteilung automatisch mit einem Absatz zum Unternehmen – wer’s nicht kennt, freut sich, wer’s schon weiß, den stört’s dort nicht.). Die Wahrscheinlichkeit, dass ich bis zu den tatsächlichen News noch mitlese, nimmt jedenfalls mit jedem Platitüden-Satz ab.

Nochmal Text
BITTE SCHREIT MICH NICHT AN! TEXTE IN GROSSBUCHSTABEN SIND NICHT NUR SCHWERER ZU LESEN ALS DIE GEWOHNTE GROSS/KLEINSCHREIBUNG, SIE WIRKEN AUCH UNHÖFLICH UND UNPROFESSIONELL, weil die Großbuchstaben seit frühen Internet-Zeiten als Schreien gelten. Ähnlich ennervierend sind zu viele Rufzeichen! Wirklich! Wenn jeder Satz mit einem Rufzeichen endet, mag ich nicht weiterlesen! Und noch mehr Rufzeichen machen die Sache nicht besser!!!

Fotos
Briefmarken sind ebenso lästig wie 25MB-Monster. Eine saubere 300dpi-Achtelseiten-Größe reicht für die meisten Zwecke. Wenn ich’s größer brauche, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass wir ohnehin vorher miteinander reden, weil ich noch mehr Infos haben möchte. Wenn ich die Lupe brauche und nicht einmal ein Downloadlink zu einer größeren Variante dabei ist, werd ich wahrscheinlich drauf pfeifen.

Nochmal Fotos
Bilder mit sichtbarem Copyrightvermerk/Wasserzeichen oder – noch schlimmer – das Werbeposter samt Slogan haben nur wenig Chancen, veröffentlicht zu werden. Oder, um ganz ehrlich zu sein: In allen Medien, die ich aus Schreibersicht kenne, gar keine.

.zips Bewirken nur unnötigen Klickaufwand. Fotos werden dadurch nicht kleiner, und die .docs/.pdfs/.rtfs sind ohnehin nicht zu groß für ein normales Postfach. Ihr wollt die Zusammengehörigkeit der Infos betonen? – Schickt zusammengehörige Infos in einer Mail, und andere in einer anderen.

Links statt Attachments
Gute Idee! – Wenn Sie funktionieren. Wenn hingegen der Link auf eine Seite führt, auf der ich mich erst mühsam über die Sitemap zu einem Download-Area klicken muss, um dort aus einer Liste mit nichtssagenden Dateinamen (Dokument0346.doc) mühsam das Richtige zu erahnen, nur um beim Klick darauf eine “403-forbidden”-Seite zu sehen – dann sollte sich niemand wundern, wenn die Nachricht nirgends erscheint.

(könnte fortgesetzt werden)